Die Schutzmaßnahmen vor dem Coronavirus stellen die Krisenkommunikation vor besondere Herausforderungen. Wir stellen Euch die wichtigsten Tools für die Krisenkommunikation vor, mit denen Ihr auch vom Homeoffice aus arbeiten könnt.
Eine schnelle Themenaufbereitung und Abstimmung sind das Fundament einer effizienten Krisenkommunikation: Informationen, Stellungnahmen und Aktualisierungen müssen allen relevanten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, überarbeitet, freigegeben und veröffentlicht werden. Eine Herkulesaufgabe, insbesondere, wenn Teams dezentral und remote arbeiten müssen.
Wie viele andere Unternehmen, haben auch wir unsere Arbeitsweise umgestellt und organisieren unser Marketing-Team aus unseren Homeoffices. Wir stellen Euch die Tools für die Krisenkommunikation vor, mit denen wir jetzt täglich arbeiten, um unsere Zusammenarbeit schnell und effizient zu organisieren.
Tools für die Content-Planung und Collaboration in (dezentralen) Teams
Trello hilft uns bei der Projektplanung und Abstimmung von Beiträgen und Medien. Das Tool bietet die Möglichkeit, Projekte in Boards und Projektabschnitte in Karten zu organisieren und mit Team-Kollegen zu teilen, um so den Status für alle transparenter zu gestalten.
Slack ist ein professionelles Chat-Tool für eine schnelle und einfache Organisation der Krisenkommunikation und Abstimmung im Team. Ähnlich wie bei WhatsApp können bei Slack verschiedene Chatboards und Gruppen-Chats für bestimmte Themen und bestimmte User angelegt werden. Über eine Direct Message kann jeder User mit jedem anderen User oder User- Gruppen gezielt Informationen, Medien und Dokumente austauschen.
Alternativen: Microsoft Teams, Circuit (deutscher Anbieter)
Tools für Videokonferenzen und virtuelle Team-Meetings
Zoom ermöglicht Video-Gespräche zwischen 2 Personen oder ganzen Teams, auf dem Desktop oder Smartphone. Sogar in der kostenlosen Variante können bis zu 100 Personen an einem Videocall teilnehmen. Die Dauer eines Meetings ab drei Teilnehmern ist allerdings auf 40 Minuten beschränkt. Alle Video-Calls können parallel auch aufgezeichnet werden. Daher lassen sich so auch Interviews schnell und einfach mitscheiden und streamen.
Alternativen: Skype und Facetime
Teamviewer ermöglicht das Teilen von Desktops, Dokumenten oder Präsentationen.
Alternativen: Smartsheet, Anydesk
Tools für Datenspeicherung und Dokumenten-Transfer
Über den Cloud-Dienst Google Drive sammeln und bearbeiten wir Dokumente aller Art. Jegliche Dokumente (Texte, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Bilder und Videos) können in Ordnersystemen abgelegt und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen werden. Textdokumente können im Überarbeitungs-Modus gemeinsam bearbeitet, abgestimmt und freigegeben werden.
Alternativen: One Drive (Microsoft), Evernote, Dropbox, Box, Owncloud (deutscher Anbieter)
Wetransfer bietet einen alternativen Cloud-Dienst, um große Dateiformate online zu übertragen, statt sie per E-Mail zu versenden. Dateien von bis zu 2 GB können kostenlos und ohne Limitierung hochgeladen werden und verbleiben bis zu 2 Wochen auf dem Service gespeichert. Der Empfänger erhält per E-Mail einen Link zum Download, der ohne Registrierung abrufbar ist. Der Transfer erfolgt verschlüsselt.
Alternativen: Firefox Send, Terashare, Idgard.de (deutscher Anbieter)
Tool für die schnelle Text-, Bild- und Videobearbeitung
Bei der redaktionellen Überprüfung von Online-Texten hilft die kostenfreie Online-Textanalyse. Das Tool zeigt die Lesbarkeit des Textes an und kontrolliert, ob die Länge der Überschrift optimal ist.
Für unsere englischsprachigen Texte nutzen wir: Grammarly
PDF24 (deutscher Anbieter) ermöglicht uns die einfache und schnelle Online-Konvertierung von Dokumenten, Stellungnahmen und Pressemitteilungen zur Krisenkommunikation ins PDF.
Alternativen: PDF2Go, Smallpdf
Mit Canva bearbeiten wir inzwischen fast alle unsere Visuals. Das Tool ermöglicht eine schnelle und einfache Erstellung von Bildern, Grafiken, Infografiken, Gifs oder Memes. Auch die kostenlose Grundversion bietet bereits eine Vielzahl von professionellen Vorlagen an, die sich einfach an die individuellen Layouts und CIs oder mit importierten Gestaltungselementen anpassen lassen.
Alternativen: Visme , Piktochart, Venngage
EWWW Image Optimizer komprimiert Bilder für unsere Websites, Blogs und Social Media, bei gleichzeitigem Erhalt der Bildqualität.
Moovly ermöglicht die einfache und professionelle Erstellung von Screencasts und animierten Erklärvideos, ohne große Vorkenntnisse.
Alternativen: PowToon, Prezi, Vyond
Tools für E-Mail-, Newsletter und Push-Kommunikation
Die Informationen
zur Krisensituation sollten immer auch direkt an die bestehende Kunden- und Abonnenten-Basis
gesendet werden.
Mit Icegram erstellen wir Alert-Popups und Online-Formulare für unsere Webseiten und Blogs bis hin zum E-Mail- und Newsletter-Management. Das Tool ist in die gängigen Standard E-Mail-Marketing Lösungen wie Sugar, MailChimp, Constant Contact, AWeber, Campaign Monitor, GetResponse, InfusionSoft und andere Dienste integrierbar.
Alternativen: MailChimp, CleverReach
Tools für die Distribution und das Seeding der Krisenkommunikation
Die schnelle und kontinuierliche Veröffentlichung aktueller Informationen zur Krise und eine weitreichende Distribution sichert mehr Reichweite und Sichtbarkeit in kürzerer Zeit.
Mit PR-Gateway veröffentlichen wir alle wichtigen Pressemitteilungen, Fachartikel und News zur aktuellen Krisensituation und Krisenkommunikation auf einer individuellen Auswahl aus über 250 Online-Medien (Presseportalen, Fach- und Themenportalen, Dokumenten-Netzwerken) sowie Google News, Google My Business und Social Media.
Eine automatische Textoptimierung sowie Keyword- und Linküberprüfung des Meldungstextes hilft uns bei der Textgestaltung und Textoptimierung. Weitere Leistungen sind Bildversand mit automatischer Bildoptimierung, Videoeinbindung, Zeitsteuerung des Versands, Versand Reporting, Realtime Google-Monitoring der Reichweite, individuelle Pressefächer und vieles mehr.
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Im Presseportal-Report (kostenlos) findest Du aktuelle Zahlen, Daten und Leistungen von wichtigen Online-Medien und Presseportalen für die Krisenkommunikation.
Social Media Automatisierung und
Planung
Mit Blog2Social erledigen wir unser komplettes Social-Media-Management, von der Planung bis hin zur Automatisierung. Mit dem Tool lassen sich Textbeiträge, Links, Bilder und Videos aus beliebigen Quellen automatisiert auf persönlichen Social-Media-Profilen, -Seiten und -Gruppen vorplanen, individualisieren und automatisiert teilen. Auf Twitter, Facebook, LinkedIn, XING, Instagram, Pinterest, Flickr, Reddit, Medium, Tumblr, Diigo, VK und als Google Beiträge auf Google My Business.
Ein Social-Media-Kalender hilft uns bei der Übersicht und Planung.
Blog2Social nimmt Dir die Routinearbeit ab und schafft mehr Reichweite und Sichtbarkeit in kürzerer Zeit. So hast Du mehr Zeit für den Dialog mit Deiner Community.
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» Blog2Social WebApp kostenlos testen
Mit der kostenlosen Social Media Poster Extension kannst Du beliebige Beiträge direkt über den Browser auf den Social-Media-Kanälen teilen oder als Entwurf im Blog oder in der Blog2Social WebApp speichern und später bearbeiten.
Tools für die Redaktionsplanung und Keyword- und Hashtag- Recherche
Für eine schnelle Reaktion auf die aktuelle Krisensituation ist es wichtig, alle relevanten Informationsquellen und Social-Media-Kanäle im Blick zu behalten. Dazu gehören die offiziellen Quellen genauso wie aktuelle Branchen-News und Social-Media-Kanäle, um auf aktuelle Fragen, Diskussionen und Trends zu reagieren.
Dashboard-Tools wie Feedly oder Inoreader ermöglichen die einfache Zusammenstellung von Monitoring-Dashboards mit Hilfe von Keywords oder RSS-Feeds wichtiger Informations- und Medienquellen.
Zum Beispiel:
Tools für die Suche nach aktuellen Keywords:
Google Keyword Planner, Keywordtool.io, WordStream.
Tools für die
Suche nach Hashtags: Hashtagify, Top-Hashtags, Tagdef, Trendsmap
Content-Ideen und Off-Topic Themen-Tools für die Krisenkommunikation
Krisenkommunikation bedeutet nicht, dass alle anderen Kommunikations-Aktivitäten stillstehen müssen. Im Gegenteil, zur Krisenkommunikation gehört ein konstanter Dialog mit der Community, auch über Off-Topic Themen. In einer globalen Krise sind auch Content Marketing und Ablenkung von aktuellen Krisenthemen willkommen.
Der kostenlose PR- und Social-Media-Kalender hilft Dir bei der Ideenfindung und Planung von PR- und Social-Media-Kampagnen während und nach der Krise, aber auch abseits der Corona-Themen. Mit über 1.200 Thementagen, sowie Terminen für Events, saisonale Ereignisse und Feiertage liefert der Kalender Content-Ideen für jeden Tag. Über 3.400 Hashtags und 1.400 Emojis erleichtern Dir außerdem die Umsetzung der Kampagnen in den sozialen Medien.
Im begleitenden PR- und Social-Media-Jahresplaner findest Du außerdem zusätzliche Experten-Tipps, Ideen für die saisonale Content-Planung und Tipps für die Umsetzung von Medien und Kampagnen.
Monitoring- und Analyse-Tools für die Krisenkommunikation
Google Analytics ist sicherlich die Standard-Lösung für die Analyse des Userverhaltens und Traffics auf Blogs und Websites.
Die Social Media liefern jeweils eigene Statistiken und Analyse-Tools, um das Verhalten der Follower auf den einzelnen Kanälen zu verfolgen.
Für eine umfassende Medienbeobachtung arbeiten wir mit dem NewsRadar® von pressrelations. Mit diesem Tool lassen sich sowohl Veröffentlichungen und Nennungen in den Online-Medien und auf den Social-Media-Kanälen, als auch die Thementrends und Hashtags auf einen Blick beobachten und analysieren.
Zusammenfassung
In der aktuellen Krisensituation ist vor allem eine schnelle und effiziente Krisenkommunikation wichtig. Kommunikationsteams müssen das derzeit unter den erschwerten Bedingungen von dezentralen Arbeitsstrukturen hinbekommen. Jetzt sind vor allem digitale Tools gefragt, um die Kommunikation kontinuierlich und effizient am Laufen zu halten.
Wir hoffen, dass Euch die Liste mit unseren Arbeitstools hilft, auch Euren Kommunikations-Alltag zu wuppen. Wir freuen uns auf Euer Feedback, Eure Erfahrungen und Vorschläge.
Und vor allem: #StaySafe – Bleibt alle gesund!
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Die Online-Dienste der ADENION GmbH unterstützen Unternehmen und Agenturen bei der täglichen Kommunikationsarbeit in den digitalen Medien.
PR-Gateway und Blog2Social ermöglichen eine einfache und schnelle Verteilung von Pressemitteilungen, Social Media News, Blogartikeln, Bildern und Dokumenten an Presseportale, Blogs, Newsdienste und Social Media.