Die GoBD regelt auch, welche geschäftlichen E-Mails archiviert werden müssen. Der 2. Absatz im Paragraph 238 des Handelsgesetzbucheintrags über die Buchführungspflicht bringt Licht ins Dunkel:
“Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.”
Dies bedeutet übertragen auf den elektronischen Schriftverkehr, dass alle E-Mails, die einem Handelsbrief entsprechen, auch archiviert werden müssen. Das gilt für alle Mails, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen und nach § 147 AO auch für jene, die mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht unterliegen. Das bedeutet, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der geschäftlich relevant ist (z. B. Auftragsbestätigungen, Verträge, Rechnungen, Reklamationsschreiben uvm.) inklusive Anhängen im Original abgespeichert werden muss. Ausführliche Informationen finden Sie im Digital Guide Artikel “E-Mail-Archivierung: Was müssen Unternehmen beachten?“.
Diese gesetzlichen Vorgaben über die E-Mail-Archivierung im Unternehmen sind laut YouGov-Umfrage 54 Prozent, und somit mehr als der Hälfte der Befragten, nicht bekannt.