Die Outlook-Datendatei PST ist die alternative Speichermethode zu OST – „PST“ steht dabei für „Personal Storage Table“. Outlook lädt in diesem Fall die Daten vom Mailserver herunter und speichert sie im PST-Format lokal auf dem Gerät. Eine OST-Datei wird hingegen nur als synchronisierte Offlinedatei auf dem Computer zwischenspeichert; die „originale“ Version verbleibt auf dem Server.
Die Unterscheidung zwischen OST und PST ist abhängig von der Outlook-Konfigurierung: Sogenannte POP-Konten rufen Mails und Daten per POP3-Protokoll vom Server ab und speichern sie im PST-Format. Ältere Outlook-Versionen bis 2010 speicherten die PST-Dateien allerdings ebenfalls nur zwischen.
Zu beachten ist, dass Änderungen an lokalen PST-Dateien tatsächlich Änderungen an den Originaldateien sind. Verlorene oder gelöschte PST-Dateien bedeuten somit einen Verlust der Originale und können nur noch mit Recovery-Tools wiederhergestellt werden. Bei OST-Dateien werden Offline-Änderungen erst mit dem Original synchronisiert, wenn Sie online gehen.
Doch auch mit OST finden sich Ordner, die nur lokal auf dem Gerät gespeichert sind. Diese erkennen Sie am Vermerk „Nur auf diesem Computer“. Dies ist jedoch oft nur bei Outlook.com-, Hotmail- oder IMAP-Accounts unter Outlook 2013 und 2016 der Fall. Eine Löschung von Dateien kann auch hier einen vollständigen Datenverlust bedeuten.
Ein großer Vorteil von PST: Wenn der Speicherplatz in Ihrem Postfach knapp wird, können Sie Daten einfach als verknüpfte PST-Datei auf Ihr Gerät verschieben, E-Mails mit Outlook archivieren und so Speichervolumen freigeben.