Das Menü „Optionen“ bietet weitere Möglichkeiten, die Ausgabe von Powerpoint als PDF genauer festzulegen. Zur kompletten Ausgabe der Präsentation als PDF müssen der Radiobutton „Alle“ und im Auswahlmenü „Folien“ (1.) angeklickt sein. Die „PDF/A-Kompatibilität“ (2.) ist relevant, wenn das Dokument für eine langfristige Speicherung vorgesehen ist. Dieser Mindeststandard garantiert die Darstellung auch auf zukünftigen Geräten. Die weiteren Checkboxen sind voreingestellt. Achten Sie darauf, dass die darunterliegende Checkbox „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ aktiviert ist. Das sorgt nämlich dafür, dass auf einem anderen Rechner die Präsentation mit der ursprünglichen Schrift angezeigt wird, auch wenn diese dort nicht installiert ist. Mit OK (3.) bestätigen Sie die Einstellungen in diesem Fenster, das sich damit wieder schließt.
Vor dem Veröffentlichen setzen Sie ein Häkchen bei „Datei nach dem Veröffentlichen öffnen“ (4.). Damit ersparen Sie sich die Suche nach der Datei im Windows-Explorer, denn sie wird sofort im verfügbaren PDF-Programm angezeigt. Mit „Optimieren für: Standard“ (5.) kann die umgewandelte für den Druck vorbereitet werden. Wählen Sie „Minimale Größe“, optimiert PowerPoint die Darstellung für eine Onlineveröffentlichung mit der geringsten Dateigröße – diese Auswahl sollte aber nur für die ausschließliche Darstellung auf Bildschirmen gewählt werden. Sind alle Einstellungen in Ordnung? Dann Weiter mit „OK“ (6.).