Sehr effizient ist die Funktion vor allem dann, wenn ein bestehender Text nur leicht angepasst werden soll. Was viele allerdings nicht bedenken: So einfach und komfortabel die Funktion auf den ersten Blick ist, so viele Stolpersteine birgt sie auch. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie vor Benutzung der Funktion genau wissen, wie das Ergebnis aussehen soll. Nehmen wir also an, Sie möchten in einem Text die wiederkehrende Phrase „Drücken Sie Knopf A und B“ bearbeiten.
Wenn Sie nun das Wort „und“ gegen das Wort „oder“ ersetzen möchten, müssen Sie unbedingt auch das Leerzeichen vor und nach dem Wort „und“ mit kopieren. Ansonsten ist das Chaos vorprogrammiert: Überall dort, wo Word die Zeichenfolge „und“ findet, wird es sie gnadenlos durch „oder“ ersetzen. Aus „Rund“ wird dann „Roder“, aus „Verbund“ wird „Verboder“, aus „Materialschwund“ wird „Materialschwoder“ und so weiter. Das Tückische daran ist, dass Sie diese Änderungen nicht unbedingt sofort erkennen. Es ist zwar sehr wahrscheinlich, dass die Rechtschreibprüfung Ihnen all die sinnlosen Wörter anstreicht. Aber eine echte Sicherheit bietet das nicht.
Die Funktion „Suchen und Ersetzen“ führt also wirklich durchgehend die Ersetzungen aus, die Sie eingegeben haben, und nimmt auf mögliche Sinnentstellungen Ihres Textes keinerlei Rücksicht.
Wenn Sie festgestellt haben, dass Ihr Suchen-und-Ersetzen-Vorgang in Word nicht wie gewünscht funktioniert hat, können Sie ganz einfach den letzten Schritt ungeschehen machen. Mit der Rückgängig-Funktion nehmen Sie alles auf einen Schlag wieder zurück.