Bcc-Empfänger erhalten an andere Empfänger adressierte E-Mails in Kopie, ohne dass die eigentlichen Adressaten darüber informiert werden. Das klingt zunächst nach fragwürdiger Geheimniskrämerei, hat in bestimmten Kommunikationssituationen jedoch seine Berechtigung – und zwar immer dann, wenn die E-Mail-Adressen der Bcc-Empfänger geschützt werden sollen.
Im Vordergrund stehen dabei drei Motive:
- Datenschutz: Setzen Sie Kontakte nur dann auf Cc, wenn diese einverstanden sind, dass ihre E-Mail-Adresse an alle Adressierten weitergegeben werden.
- Spam-Prävention: Rundmails, bei denen alle Adressen des Verteilers im An- oder Cc-Feld sichtbar aufgeführt werden, sind ein gefundenes Fressen für Spammer.
- Schutz vor Viren: Schützen Sie Ihre Kontakte vor Schadware, indem Sie deren E-Mail-Adresse bei Rundmails nicht für jeden Empfänger sichtbar im An- oder Cc- verwenden. Auch Internetkriminelle tragen sich für News-Letter oder Werbe-Mailings ein und verwenden E-Mail-Adressen, die fahrlässig weitergeben werden, für Ihre Zwecke.
Zur Anwendung kommt das Bcc-Feld beispielsweise bei Rundschreiben an einen größeren Empfängerkreis.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Weihnachtsgruß an Ihre Kunden, Geschäftspartner und Zulieferer versenden. Um sich den Aufwand zu erleichtern, verzichtenden Sie auf individualisierte Schreiben und lassen jedem Kontakt stattdessen dieselbe E-Mail zukommen. Würden Sie sämtliche Kontakte für alle sichtbar im An-Feld oder per Cc adressieren? Vermutlich nicht. Um die Daten Ihrer Kunden zu schützen und sich in Bezug auf Ihre Geschäftsbeziehungen bedeckt zu halten, sollten Sie stattdessen das Bcc-Feld verwenden.
Relevant ist Datenschutz jedoch nicht nur im geschäftlichen Bereich. Auch eine Lehrerin beispielsweise, die den Teilnehmern eines Elternabends Informationsmaterial oder ein Protokoll zukommen lässt, sollte auf Kontaktlisten im Cc verzichten und die Empfänger stattdessen per Bcc adressieren. Dies Vorgehen schützt die Daten der Adressierten und verhindert, dass E-Mail-Adressen unkontrolliert verbreitet werden und dadurch möglicherweise Spammern in die Hände fallen.
Ungeeignet ist die Blindkopie hingegen für interne Kommunikationsprozesse.
Auch intern pflegen Unternehmen einen regen E-Mail-Verkehr. In diesem Zusammenhang informieren Mail-Kopien Kollegen und Vorgesetze über Arbeitsprozesse und sorgen so für Transparenz. Die Bcc-Funktion hingegen ist einer transparenten Kommunikation abträglich.
Stellen Sie sich vor, Sie besprechen ein Problem per Mail, Ihr Gesprächspartner antwortet jedoch nicht nur Ihnen, sondern setzt ohne Ihr Wissen einen Dritten via Bcc in Kenntnis. Sie würden sich vermutlich hintergangen fühlen oder zumindest fragen, warum Ihnen der stille Mitleser verheimlicht wurde.
Wir empfehlen Ihnen daher, innerhalb der eigenen Organisation auf die Bcc-Funktion zu verzichten und stattdessen das Cc-Feld zu nutzen. Es sei denn, Sie möchten bestimmte Kollegen bewusst aus längeren E-Mail-Diskussionen herauszuhalten. Hintergrund ist, dass Bcc-Empfänger bei der Funktion „Allen Antworten“ nicht automatisch adressiert werden. Möchten Sie einen Kollegen einmalig mit Ihrer Mail in Kenntnis setzten, ihm jedoch den nachfolgenden Mail-Verkehr ersparen, empfiehlt es sich, ihn auf Bcc zu setzten und andere Empfänger in der Nachricht explizit auf diesen Umstand hinzuweisen.