Managed File Transfer ist eine Technologie, die als On-Premises-Anwendung oder als Cloud Service (SaaS) angeboten wird. Dadurch unterscheidet es sich von reinen Netzwerkprotokollen wie dem File Transfer Protocol (FTP) oder SSH Transfer Protocol (SFTP). Als Erstes werden die Dateien im MFT-System hochgeladen und verschlüsselt. Dazu werden als Verbindungen sichere Protokolle wie FTPS, SFTP oder HTTPS verwendet. Diese übermitteln die Daten an das Zielsystem oder an weitere Anwendungen. Alle Aktivitäten werden dabei protokolliert, um sicherzustellen, dass sie den Compliance-Anforderungen gerecht werden. Ebenso vereinfacht die Archivierung eine spätere Nachkontrolle.
Die nachfolgende Grafik verdeutlicht, wie der Datenaustausch mit MFT zwischen internen und externen Systemen funktioniert: