Die Praktik der Datenräume stammt aus dem Bereich der Due-Diligence-Prüfung. Diese beschreibt eine sorgfältige Prüfung beim Kauf eines Unternehmens, von Unternehmensbeteiligungen, einer Immobilie oder vor einem Börsengang. Beide Parteien, also Verkäufer und Käufer, untersuchen dabei alle vorhandenen Daten und Angaben, um Risiken und Probleme vor dem Kauf zu identifizieren und möglichst auszuräumen. Zu diesem Zweck werden Datenräume eingesetzt.
Ursprünglich handelte es sich dabei um tatsächlich physische Datenräume, in denen die beiden Parteien sowie unter Umständen Externe wie Steuer- und Unternehmensberater und -beraterinnen oder Wirtschaftsprüfer und -prüferinnen alle vorhandenen Unterlagen sorgfältig und ohne Einschränkungen oder äußere Ablenkungen überprüfen konnten. Da diese Data Rooms allerdings ortsgebunden sind, gibt es mittlerweile auch digitale Datenräume, die eine ähnliche Funktion erfüllen und dabei der Globalisierung und den veränderten Ansprüchen der Geschäftswelt gerecht werden. Ziel eines jeden digitalen Datenraums ist es, beiden Parteien einen fairen und uneingeschränkten Zugang zu allen wichtigen Dokumenten zu bieten und gleichzeitig die hinterlegten Daten vor unerlaubten Zugriffen zu schützen.