Grob vereinfacht kann man den Cache-Speicher mit der Ablagefläche eines Schreibtisches vergleichen, die das wichtigste Arbeitsmaterial für den schnellen Zugriff vorhält. Werden die Materialen aktuell nicht mehr benötigt, räumt man sie wieder weg und gewinnt Platz. Wer seinen Schreibtisch allerdings nicht regelmäßig aufräumt, leidet irgendwann unter Platznot und verliert den Überblick. Der bequeme und schnelle Zugriff auf permanent benötigte Arbeitsmaterialien funktioniert dann nicht mehr.
Beim Computer passiert Vergleichbares: Normalerweise wird der Outlook-Cache regelmäßig geleert, die dort gelagerten temporären Dateien sind nicht für den dauerhaften Verbleib auf der Festplatte gedacht und verschwinden durch automatisierte Löschprozeduren wieder. Das funktioniert allerdings nicht immer. Haben Sie zum Beispiel einen Anhang geöffnet (beispielsweise Bilder, Dokumente oder pdf-Dateien) und schließen zuerst Outlook, können die Daten unter Umständen auch dauerhaft im Zwischenspeicher verbleiben.