Bei der Nutzung einer Cloud werden Daten, Programme und Rechenkapazität auf Datenspeicher außerhalb des User-Standortes verlagert. Dazu werden an einem entfernten Ort mehrere Server bereitgestellt. Wer entsprechende Cloud-Angebote wahrnimmt, kann dort Speicherplatz mieten sowie Rechenleistung in Anspruch nehmen – im Prinzip die komplette Infrastruktur eines Rechenzentrums abbilden. Unternehmen und Privatanwender können auf diese Weise zum Beispiel Programme nutzen, ohne diese lokal installieren zu müssen, direkt über den Browser. Andere nutzen die Cloud nur als zusätzlichen Speicher. Beliebt ist Cloud Computing auch bei der Zusammenarbeit im Team: Viele Collaboration-Tools funktionieren auf Basis einer Cloud.
Der Zugriff erfolgt über eine sicher verschlüsselte Internetverbindung. Der jeweilige Nutzer muss sich eindeutig identifizieren, um auf diesen Speicherplatz zugreifen zu können. Das Prinzip ähnelt einem Firmen-Netzwerk, jedoch ist der räumliche Abstand zwischen Arbeitsplatz-Computer und Server in der Regel wesentlich größer.
Welche Speichergröße, welche Rechenkapazitäten oder welche Software man beim Cloud-Anbieter für welchen Zeitraum in Anspruch nimmt, wird vertraglich festgelegt. Ein späteres Aufstocken der Leistungen ist dabei wesentlich einfacher, da das Unternehmen nicht in zusätzliche Hardware oder teure Software mit regelmäßigen Updates investieren muss, um von mehr Rechenleistung und Speicherplatz profitieren zu können. Für Privatanwender sind viele Dienste sogar kostenfrei nutzbar.
Über die Cloud speichert der Nutzer Daten und ruft sie wieder ab. Ebenso lassen sich Anwendungsprogramme (Software) über die Cloud nutzen: Das reicht von Textverarbeitung über Tabellenkalkulation bis zu komplexen Programmen für Designaufgaben oder die Bildbearbeitung. Die vertraglich gebuchte Software wird vom Cloud-Dienstleister aktuell gehalten.
Inzwischen stehen diverse Apps zur Verfügung, mit denen die Daten in der Cloud zwischen mehreren stationären oder mobilen Geräten synchronisiert werden, sodass allen Zugriffsberechtigten immer die aktuelle Version einer Datei zur Verfügung steht. Zudem können mehrere Zugriffsberechtigte eines Projekts oder eines Unternehmens zeitgleich mit den Daten in der Cloud arbeiten.
Ein wichtiger Bestandteil des Cloud Computing ist die Datensicherung (Backup). Die hochsicheren Serverfarmen sind nicht nur mit redundanten Speichern ausgestattet, sondern auch physisch und thermisch gut gesichert. Damit sind alle Daten an einem gut geschützten Ort abgelegt und stehen Anwendern rund um die Uhr zur Verfügung.