In Form von Cloud-Computing und SaaS haben Nutzer inzwischen andere Möglichkeiten, Software zu nutzen: Statt das entsprechende Programm zu kaufen, es auf dem eigenen PC zu installieren und dann zu nutzen, entscheidet man sich für ein Abonnement. Ein Hersteller hostet die Software in einem Rechenzentrum und bietet Nutzern einen Zugang dazu. Der eigene PC oder Laptop stellt nur über den Browser eine Verbindung her, die eigentliche Rechenleistung findet in dem darauf perfekt eingestellten Rechenzentrum statt. Die eigene Hardware muss also nur einen Internetzugang bereitstellen.
Nicht nur die Hardware wird von Fachpersonal gewartet, auch die Software ist immer auf dem neuesten Stand. Updates werden ohne zusätzliche Arbeit des Nutzers aufgespielt und stehen sofort bereit. Da die Software unabhängig vom PC ist, kann man auch von überall auf das Programm zugreifen – man ist weder auf das Gerät noch auf den Standort beschränkt. Ohne Internetzugang – und da liegt ein großer Nachteil von Cloud-Software – funktioniert nichts. Das kann besonders für professionelle Anwender und Unternehmen kritisch sein: Leidet die Effizienz wegen einer schlechten Internetanbindung, ist das mitunter nicht akzeptabel.
Professionelle Software kann mit hohen Kosten verbunden sein. Diese sind zwar bei On-Premises-Lösungen meist mit einem einmaligen Kauf abgegolten, aber eine so große Investition zu stemmen, ist insbesondere für kleinere Unternehmen und Gründer nicht immer möglich. Außerdem: Wenn das Unternehmen und die Anforderungen wachsen, ist das gekaufte Programm eventuell schneller nicht mehr passend, als man sich das beim Kauf gedacht hat. Bei den meisten SaaS-Anbietern können Nutzer zwischen einer monatlichen oder einer jährlichen Zahlung wählen und so relativ kurzfristig auf ein anderes Produkt umsteigen. Weitere Funktionen oder zusätzliche Mitarbeiterzugänge lassen sich meist leicht und günstig hinzubuchen.
Wer sich für Cloud-Software entscheidet, muss sowohl Vertrauen in den Anbieter setzen als auch die Kontrolle an diesen abgeben. Vertrauen ist deshalb so wichtig, weil mitunter sehr sensible und unternehmensrelevante Daten in den Rechenzentren des Anbieters liegen. Wenn der Hersteller der Cloud-Software den Datenschutz nicht ernst nimmt, wird es kritisch. Auch die Abgabe der Kontrolle ist potenziell problematisch: Wenn der Anbieter beschließt (selbst- oder fremdbestimmt), das Angebot einzustellen oder auch nur für Wartungsarbeiten zu pausieren, kann dieser Ausfall negative Folgen für die Nutzer haben.